公文规范通知

公文规范通知

通知各单位：
    为进一步规范我校档案馆档案利用工作，维护档案的完整与安全，更好地为学校各项工作服务，现对我校档案馆档案利用规定进行修订，并通知如下：
    一、凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。
    二、本校教职工持本人身份证、工作证，学生持本人身份证、学生证，外单位人员必须持单位介绍信及身份证，在表明利用档案的目的和范围并履行相关借阅利用手续后，可以利用档案馆的馆藏档案。
    三、借阅利用档案的手续：
    （一）本校教职工因工作需要利用档案的，需填写《档案利用审批表》，经相关部门领导审批同意后，由本人到档案馆进行利用。
    查询、摘录、复制本部门形成的档案，须经所在部门主管领导审批；查询、摘录、复制其他部门形成的非保密档案，须经所在部门主管领导和档案形成部门领导的审批，如系非公开的保密档案，还需保密工作部门批准；涉及未公开的技术问题，应经档案形成部门或个人同意，必要时报请分管档案工作的校领导校长审查批准。
    档案原则上不外借，确因特殊情况需将非保密档案借出者，须经借阅所在部门主管领导和档案形成部门领导的审批，并报经档案馆领导同意后，方可外借，并限期归还，不得损坏和遗失；非公开的保密档案不外借。
    （二）校外单位利用档案时，须持单位介绍信，经档案形成部门及档案馆审批同意后，办理阅览利用手续，档案不借出，可以复制有关资料。
    （三）港、澳、台同胞、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门介绍；外国人要求利用档案的，须经外事部门介绍和校保密工作部门批准后方可利用。
    四、外借的档案应在一周内归还，确需继续利用的，必须到档案馆办理续借手续，但外借总时间不得超过一个月。利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，以便存查。逾期不归还且未办理续借手续者，档案馆将通知借阅者所在部门，并对其建立个人信用档案。
    五、档案利用者要爱护档案，要对档案的保密、安全、完整负责，不得随意增删、涂改、撕毁、转借、更不能丢失，如发现违规者，视情节轻重，给予批评教育、罚款。情节严重的，报学校按《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等规定严肃处理直至追究法律责任。
    六、未经授权和主管机关批准，任何组织和个人都无权公布档案。
    七、根据教育部《高等学校档案管理办法》和《江苏省高等学校服务性收费和代收费管理暂行办法》文件精神，利用档案用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用，用于部门工作的，收取适当的工本费。
    八、档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
    九、本通知自下发之日起执行。

档案馆
201x年x月xx日