企业部门主管的管理职能

 1、制定工作标准 在工作计划实施之前，你就应当制定了工作标准，然后将工作标准清楚地传达给员工。否则，作为一个部门主管，你将不能保证员工完成任务，员工也无法工作。

   工作标准定义

   工作标准是管理者和员工双方接受的关于工作表现的准则。

    制定工作标准的目的

    1.对管理者而言：

    ·减少在工作要求上管理者与员工之间的冲突

    ·赋予管理者采取纠偏行动的权力

    ·衡量员工的工作表现

    ·指出员工在哪些方面需要培训

   2.对员工而言：

    ·让员工了解企业对他们的要求

    ·时刻提醒员工管理者对他们的期望

    ·检查自己在哪些方面需要改善

    ·为员工提供更大的工作满足感

    好的工作标准是：

    ·书面的、清楚的、具体的、可衡量的、挑战性但可实现的

    ·贯彻不变的，一经定下，如可行，不应随便改变
 

 2、衡量工作表现 首先要了解员工的实际工作表现，也就是通过一定的方式收集有关员工工作表现的信息，然后将员工的实际工作表现与要求的工作标准进行比较。

        3、发现偏差 当员工的实际工作表现低于所要求的标准时，就出现了偏差。如果没有偏差或者这个偏差在可允许的偏差范围内，则该控制过程暂告完成。如果是不可接受的偏差，控制过程就必须进入下一个步骤。

        4、分析偏差原因 为什么会出现偏差？问题究竟出在哪？只有找到导致偏差的真正原因，才能找到潜在的问题，才能对症下药，采取相应的措施解决问题。我们经常说的消除偏差，实际上是指消除导致偏差的原因，即潜在的问题。只有解决了导致偏差的问题，偏差才会自然消失。

        5、采取纠偏行动 针对问题，首先要找到相应的解决措施，然后才是采取纠偏行动。在一个企业中，往往存在两类问题：一是经常发生的急性问题，可迅速、直接地影响企业的日常经营活动；二是长期存在的慢性问题，是制约企业突破瓶颈的根源性问题。针对急性问题，通常采取临时性的应急措施，而对于慢性问题或根源性问题，应采取永久性的根治措施。然而，在现实中，很多部门主管往往只注意解决急性问题，充当“消防队员”的角色，而忽视解决长期存在于部门内的慢性问题。尤其是，当部门内的慢性问题牵扯到整个企业理念和管理系统的时候，经过几次交涉以后，很多部门主管都会“败下阵来”，最后只能是被动地维持现状，而隐患依然存在。从这个角度来说，高层管理者是企业打破现状、突破瓶颈的最大责任者。

解决问题的措施可能包括修订工作标准或补充制定新的标准。采用新的工作标准将导致控制过程循环，部门主管要为此做好准备。

     表1-4 企业常见的两类问题、纠偏措施、控制目的

两类问题
 问题特征
 纠偏措施
 控制目的
 
急性问题
 经常发生的可迅速、直接地影响企业的日常经营活动
 临时应急措施
 维持现状
 
慢性问题
 长期存在的制约企业突破瓶颈的根源性问题
 永久根治措施
 打破现状
 

控制的类型

    根据控制发生的时间，控制有三种类型：前馈控制、同期控制、反馈控制。

1、反馈控制，也称为事后控制、结果控制。在工作结束之后，部门主管对员工的工作结果进行检查、衡量，如发现偏差，就要找到导致偏差的原因，采取相应的纠偏措施和行动。由于这种控制是在工作结束之后进行的，即使找到了偏差原因和纠偏措施，你也无法改变已经存在的偏差事实，无法弥补偏差造成的损失。因此，反馈控制实际上是一种“亡羊补牢”式的控制方法，其作用是通过总结过去的经验和教训，采取相应的纠偏措施和行动，有时可能就是一个提醒，避免已发生的偏差继续发展或今后再度发生。

2、同期控制，也称为过程控制、现场控制。工作的开始即是控制的开始，工作的结束即是控制的结束。同期控制要求部门主管尤其是基层管理人员深入工作现场，通过监督、指导，有时可能还要采取劝导和训诫的措施，以维持员工在工作过程中的行为符合要求的标准。同期控制的作用在于：通过监督，传递压力，防止员工行为松懈；由于随时跟踪工作过程，可以使管理者及时发现偏差，立即采取纠偏行动，将问题消灭在萌芽状态，或者避免已发生的偏差继续发展；工作中的指导将帮助员工提高工作技能和自我控制能力。同期控制的有效性主要取决于部门主管的个人素质、领导风格、指导方式。很多时候，员工的工作表现不能令人满意，恰恰是部门主管的原因。

3、前馈控制，也称为事先控制、预先控制。无论是反馈控制还是同期控制，都是在偏差出现后，才查找原因，采取纠偏行动的，尽管同期控制比反馈控制更及时。事实上，这两种结果控制都是滞后的，你无法改变已发生的偏差和所造成的或大或小的损失。相反，前馈控制是控制原因，而不是控制结果，这种控制方式符合基于关键成功因素的现代绩效管理思想。前馈控制就是在工作开始之前，预测那些可能导致工作结果偏差的原因，提前采取纠偏措施和行动，其作用是防止偏差发生而不是等到偏差出现时再来补救。前馈控制是一种“防患于未然”的控制方法。为了达到前馈控制的目的，你需要及时掌握和评估来自各方面的信息，通过反馈控制所获得的经验和教训尤其值得借鉴。

 
表1-5 控制类型的特征与控制方法

 
 前馈控制
 同期控制
 反馈控制
 
时间
 在工作开始之前
 在工作进行的过程中
 在工作结束之后
 
功能
 预防工作结果偏差
 监督、指导、纠偏
 控制中间工作结果和最后结果
 
优点
 控制绩效影响因素，防患于未然
 及时控制，提高员工技能，激励
 为未来工作提供经验和教训，
 
缺点
 前期工作需投入大量时间和精力，同时，受到主管个人素质的限制。
 受主管个人素质、时间、精力限制，可能造成员工的逆反心理
 偏差已成事实，无法改变；偏差造成的损失，也无法弥补。
 
方法
 ·信息预先控制:掌握内外信息

·计划预先控制:制定计划、标准

·人员预先控制:人员配置、培训

·财务预先控制:预算

·设备预先控制:设备检修

·材料预先控制:进货验收
 ·流程控制、程序控制

·亲临工作现场观察、检查

·指导、激励、劝导训导与处罚

·书面：各类报表、工作报告

·口头：例会、面谈、电话

·意见：员工意见、客户意见
 ·绩效考核

·财务审计

·管理审计

·总结报告

·述职报告