校团委办公室管理制度

校团委办公室管理制度

第一章 总  则

第一条  为强化校团委办公室职能，规范其使用与管理，增强办公室使用的规范性与明晰性，提高办公效率，本着责权统一的原则，现结合实际情况，制定本制度。

第二条  本制度所指的办公室管理包括办公室职能、物资管理、档案管理、值班管理、会议管理。

第二章 校团委办公室职能

第三条  办公室职能

第一项   团委指导老师、学生副书记办公、专职团干办公；

第二项   举行小型会议；

第三项   收发各项文件；

第四项   存放各部门文件档案，办公室设有各部门文件存放柜，可用于文件整理及归档；

第五项   日常办公，办公室可用于各部门日常办公，整理资料等事务；

第六项   物资管理，校团委物资借用、归还等管理均在此办公室进行；

第七项  收集材料，收集基层上交材料，包括报名表、申报书、方案、征文等等。

第三章  办公室物资管理

第四条  校团委办公室所有物资归团委所有。

第五条  校团委物资旨在方便老师办公、各组织举行活动。

第六条  校团委物资包括办公用品、办公设备、库房物资；

办公用品包括笔、尺子、订书机、文件夹等常用办公用品；

办公设备包括电脑、打印机、电话、饮水机、书柜等设备；

库房物资指团委内设机构办公室存放的所有物资，包括地毯、麦克风等。

第七条  校团委物资一般不外借，如需借出，必须在相应表格填写登记。

第八条  物资使用与保管

第一项 办公用品的使用要以勤俭节约为原则，杜绝奢侈浪费；

第二项 所有校办公设备使用权属校团委所有，其他组织或个人不享有使用权；

第三项 所有办公用品使用完毕后，应立即放回原位；

第四项 办公设备若有损坏，需及时报修，以保证正常的办公室运作；

第五项 所有物资在使用过程中，如有恶意损坏或丢失现象，需作出相应赔偿；

第六项 值班结束后务必切断电脑、打印机、饮水机等办公设备的电源；

第七项 办公室电脑使用者未经相关人同意，一律不得删除、拷贝电脑资料；

第八项  办公室电脑使用者应合理使用电脑，不得利用其进行与工作无关的事情，保持电脑正常运作；

第九项 未经老师同意，任何人不能擅自使用老师的电脑；

第十项  打印机一般仅为团委学生副书记、专职团干使用，其他人未经老师同意不得擅自使用。如有违规，视严重程度给与惩罚。

第九条  物资借用与归还

第一项 办公用品、办公设备仅供团委内部使用，库房物资可外借；

第二项  办公用品一般不得带离办公室，如需带离，务必填写《校团委办公用品借用登记表》并及时归还所属办公室；

第三项  团委内部借用库房物资，无需写申请书，但需要事先与相关负责人说明，并填写相应的“物资借用归还登记表”；

第四项 其他组织借用库房物资，务必遵循《校团委物资借用程序》相关规定；

第五项  团委内部或其他组织在借用库房物资期间需保管好物资，若物资有所损坏或丢失，视严重程度给与惩罚。

第十条  物资清点与整理

第一项 办公用品每两个月清点一次，详细记录库存数量、损耗情况，并填写《校团委办公用品物资清点登记表》，汇集所有已经损坏或无法使用的办公用品，根据实际情况，由办公室相应负责人统一处理；

第二项 办公设备每月清点一次，并填写《校团委办公设备清点登记表》。如有丢失，追究相关责任人并作相应惩罚；

第三项 库房物资每月清点并整理一次，详细记录每种物资库存数量、损耗数量等情况，详细填写《校团委库房物资清点登记表》。汇集所有损坏由办公室相应负责人统一处理已损坏物资。

第四章  档案管理

第十一条 文档管理

第一项 不得随意翻阅保密文件和老师专用文件；

第二项 可以翻阅非机密文件，查阅后及时放回原位；

第三项 办公室所有文件一律不得调出办公室，若需调出，必须经办公室主任同意；

第四项 不得对外透漏未正式发文的文件内容；

第五项 定期清理储物柜，及时归档文件。

第五章  文件整理

第十二条 整理信件

    按照来信人的类别分为团省委信件、外校团委信件、其他信件三类，并将各类信件分别置于对应文件夹内。

第十三条 整理文件

    按照文件来源地的类别分为团省委发文、省直团工委发文、校团委发文、内部文件、其他文件等，将各类文件按分类放入各自对应的文件夹内。

第十四条 整理部内文件部内关于大型活动的文件也要定期进行整理。

第十五条 工作计划与工作总结

 1、上交时间为每月1、2号，上交纸质版至团委办公室，同时发送电子版至4x39107 @qq.com。信息内容整理为压缩包，注明日期和事件，邮件主题注明日期和事件，信息以word格式报送，一个word文件对应一篇信息，保存为doc格式，不接收docx格式的word文件。word文件名与标题一致。上报信息标题使用小二号黑体加粗，正文采用小四号宋体，首行缩进两个字符，1.5倍行距；

 2、每篇信息请写清楚标题，标题和正文要严格区分，没有标题的信息一律不予采用；

 3、报送信息时请写清楚事件发生的时间（如2010年11月15日）；

 4、上报信息的内容要体现出各组织的工作内容，反映学院发展动态，可涉及团的职能部门、学生组织、学生社团、团总支、团支部等，能及时反映本学院学生工作的新思路、新举措、新活动；     

 5、信息报送要做到及时准确，必须严把质量关。每条信息要主题明确、内容精炼、格式规范、重点突出、言之有物，尽量做到有情况、有分析，每篇稿子字数不少于1000字。

第六章  值班管理

第十六条 值班管理旨在加强各值班人员工作效率，规范其工作职责。

第十七条 值班时间、地点与值班人员

值班时间：星期一到星期五　上午8:00—12:00  下午14:30—17:20 

值班人员：办公室主任、副主任、办公室干事。

第十八条 办公室值班主要工作

第一项 协助老师完成所需工作；

第二项 做好保密工作；

第三项 及时跟进未完成工作；

第四项 保持办公室干净整洁；

第五项 完成文件签收、签发工作；

第六项 整理未归档文件；

第七项 每天发放、整理各类报纸、杂志；

第八项 老师外出期间，做好接待工作。如接听电话、接待来访宾客等；

第九项 工作汇报。及时将值班期间发生的重要事项向老师汇报；

第十项 管理物资，包括接收各组织物资借用申请书、登记、领取、验收以及存放工作；

第十一项 按时到办公室值班，不迟到，不早退；到后如实登记，他人不得代签 （有特殊情况不能按时值班者，须提前一天向办公室主任请假，以便做临时调整）；

第十二项 认真履行值班职责，严格按照要求完成值班工作，对值班期间须解决的问题，要及时处理，并在值班本上做好详细记录