公司员工财务事项办理流程及要求

公司员工财务事项办理流程及要求

一、合同审批及借阅
1、合同审批
（1）将销管签字或盖章审批通过的“项目合同签订审批单”，以及需盖章的纸质合同，交予财务部管理会计岗。
（2）管理会计核对销管系统与纸质合同一致后，方予盖章。
备注：纸质合同盖章必须要两个前提：（1）销管签字或盖章审批通过，若牵扯商机报备问题，请预留适当时间；（2）纸质合同与销管系统合同一致，包括：客户名称、合同类型、产品模块、成交金额等。
2、合同借阅
（1）合同借阅人将审批通过的《合同借阅审批表》，交予财务部管理会计岗。
（2）管理会计根据相关规定核对后，予以借出并登记。
备注：借阅自己所签合同，只需部门经理签字即可；借阅非本人所签合同或外出，则需总经理签字方可。
二、产品订货、出库及收货确认单收回
1、纸质及系统合同签订后，需提供销管及本人签字的两份订单（即销管系统打印出的项目合同执行卡），交予商务岗订货。
备注：（1）到货时间（以销管各项审批通过后开始计算时间，并且仅为产品到达济南的时间）：A、产品新购：正常情况8个工作日；B、升级及加购：正常情况10个工作日。
（2）订货前，须收到合同约定的首付款（集团规定不低于70%，并且约定货到后收到客户全款）；否则，必须尹总邮件或签字确认方可予以订货。
（3）升级及加购需寄回加密狗的，需先将加密狗做入库处理，方能订货。（济南地区需统一交予公司库管做入库处理，非济南地区可自行寄至北京xx商务部做入库处理，以便节省订货周期）
（4）用友xx商务部地址：北京海淀区北清路68号用友软件园xx商务部廖xx收（xx）
（5）订货时，省区销管必须在订单上予以签字审批。
（6）产品折扣低于2.8折时，必须走销管优惠分担审批申请，并审批通过后才可订货。
（7）特殊销售情况（如：拆卡、合卡、退换货、交服务费免费升级、用户产品丢失等）必须在销管提交特殊销售申请，并审批通过后才能订货。
2、产品到货后，库管将在1天内通知到相关销售人员。
3、销售人员接到通知后，需在15个工作日内安排专人到库管处填写“出库单”办理出库手续，并在销管系统中自行打印输入“产品序列号”的“收货确认单”。（销管系统合同收款管理页签下收货确认录入）
4、销售人员需在当月月底前，将由客户签字并盖章的“收货确认单”收回，并由专人交予管理会计，并登记确认。
备注：逾期未能出库、未能交回收货确认单，将按每次罚款100元，并暂停次月的费用报销。
三、发票开具及发票确认单收回（发票申请单）
1、软件及第三方产品发票
（1）开具增值税专用发票时，则需提供客户纸质的开票信息，并且发票金额在1000元以上，原则上配套不允许开具增值税专用发票。开票信息格式如下:
客户名称：
纳税人识别号：
地址、电话：
开户行及帐号：
（2）开具增值税普通发票时，需提供客户准确名称。
备注：A、合同审批通过（以管理会计盖章为准）是开具发票的必备条件。
B、开具发票前，需提前订货，最迟票与货当月同步。
C、开具软件发票时需将软件款、硬件款以及外购商品款区分出来。
2、实施及服务发票（xx地区2013年8月1日起已营改增，故不再有原来的地税发票，只有增值税专用发票和增值税普通发票之分）
（1）开具增值税专用发票时，则需提供客户纸质的开票信息，并且发票金额在1000元以上。开票信息格式如下:
客户名称：
纳税人识别号：
地址、电话：
开户行及帐号：
（2）开具增值税普通发票时，需提供客户准确名称。
备注：A、合同审批通过（以管理会计盖章为准）是开具发票的必备条件。
B、开具发票金额尽量与收款金额保持一致（建议预先采用收据收款）。
3、财务部发票管理岗开具完发票后，并在销管系统中打印出带有发票编码等相关信息的发票签收单，交予专人并尽快转交销售人员。
4、销售人员需在当月月底前，将由客户签字并盖章的“发票签收单”收回，并由专人交予财务部发票管理岗，并登记确认。
备注：逾期未能交回发票签收单，将按每次罚款100元，并暂停次月的费用报销。
5、换票以及开票与合同名称不一致情况，需提供客户盖章证明。（具体见：换票证明、开票名称与合同名称不一致证明）
四、外购、外包合同
1、外购合同
（1）由公司销售人员在办公平台录入外购合同，并将审批通过（审批流依次是销管、总经理）的外购合同交予财务部管理会计。
（2）管理会计核对系统与纸质合同一致后，方予以盖章。
（3）外购付款时需提供签字确认的《第三方产品利润统计表》及《付款申请表》，走正常报销流程即可。
2、外包合同
（1）由公司PMO在PMP系统中发起，并经过招投标系统中标后，公司采购专员在销管系统中录入外包合同。
（2）由公司采购专员将审批通过（审批流依次是采购专员、PMO、财务、总经理）的外包合同交予财务部管理会计。
（3）管理会计核对销管系统与纸质合同一致后，予以盖章。
（4）外包付款时需提供签字确认的《项目外包合同信息表》及《付款申请表》，走正常报销流程即可。
备注：外购、外包合同付款比例一定低于主合同（即销售合同）的收款比例。
五、应收款管理
1、销售人员按照合同约定的条款，及时收款，最好发票与收款同步（软件合同需发票、收款、出货同步）
2、销售人员需首先清理财务应收，然后权责应收，最后清理合同应收。
3、销售人员应及时提报问题账款（由部门经理、总经理签字确认，并账龄超过二年的款项）
4、应收款责任人交接，需提供由新旧部门经理、总经理、销管（含省区销管）、管理会计签字确认应收款变更表或应收款交接单。
备注：员工离职，需在离职申请批准后一周内报管理会计办理交接手续。管理会计签字确认后，方可进行其他离职手续的办理。
六、费用报销
1、按照《xxxx报销及借款管理制度》的要求，临时预先采用手工报销（报销仅限于差旅费和招待费等，通讯和交通暂缓），提交报销单据，交予财务等待审批付款即可。新入职员工另需提供报销卡号及具体开户行名称，并邮件给财务部出纳。
2、财务审批通过后，将于一周内支付报销款。若单据不合格，财务部会计将第一时间通知到相关人员。
3、集团出差（包括会议、培训等），若需办理消费卡，需提前由总经理签字或邮件审批。
备注：（1）业务审批通过的报销单据需粘贴到原始单据上一起提交到财务，否则将视为单据不合格，并被退回。
（2）财务月结期间（25日-次月5日）暂停各项日常费用报销。
（3）卡务中心周六、周日不办公，消费卡用完后请自行到卡务中心退掉。
（4）借款及报销时限，需严格遵守，否则将按制度要求处罚。

本制度自公布下发之日起执行，解释权归财务部